Allmänna handlingar och dataskydd

En handling är allmän när den förvaras hos kommunen samt är antingen inkommen till eller upprättad inom kommunen. En handling är vanligen ett brev, protokoll eller beslut, men det kan också vara e-post, en bild, en bandinspelning, en film eller annan information som exempelvis har lagrats i en dator.

En handling är allmän även om den är ställd till en enskild tjänsteman eller politiker om den rör kommunens verksamhet.

Om du som förtroendevald får material till dig hemskickat, i ett möte utanför ditt politiska uppdrag eller via e-post kan det vara svårt att veta om det är allmän handling eller inte. Utgå från vad avsändaren förväntar sig. Är det tydligt att informationen rör dig i din roll som företrädare för ditt parti eller din funktion i partiet är det inte allmän handling. Handlar det om ett ärende som rör dig som förtroendevald och uppdragstagare i kommunen, kan det vara en allmän handling.

Om du är osäker kan du kontakta nämndsekreterare eller registrator för råd. Allmänna handlingar ska ofta registreras så de blir sökbara om någon vill ta del av dem, så skicka dem till registrator där du har ditt uppdrag.

En medborgare kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev i ett ärende som rör en kommunal fråga till en tjänsteman eller förtroendevald på deras hemadress. Dessa är ändå skyldiga att se till att brevet diarieförs hos kommunen.

Vissa e-postmeddelanden kan vara allmänna handlingar

Vissa e-postmeddelanden kan vara att betrakta som allmänna handlingar och ska därmed registreras i kommunens diarium.

Om du är osäker på om din post innehåller allmänna handlingar bör du skicka e-posten till din registrator. Då kan en registrator göra en bedömning av huruvida ditt e-postmeddelande ska registreras eller inte.

Vad är inte en allmän handling

De flesta handlingar som finns hos kommunen är allmänna men det finns vissa undantag.

Icke justerade protokoll, utkast eller förslag om utgör underlag för beslut eller skrivelser eller andra jämställda handlingar från nämnden, minnesanteckningar, PM och liknande som upprättats som stöd för exempelvis föredragningar är inte allmänna handlingar. En tjänstemans interna arbetsmaterial som interna meddelanden, intern information och intern korrespondens är inte allmänna handlingar.

Offentliga vs sekretessbelagda handlingar

En allmän handling kan vara antingen offentlig eller sekretessbelagd. Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) anger vilka uppgifter i en handling som kan vara föremål för sekretess. Detta innebär att kommunen med hjälp av lagen avgör vad som ska sekretessbeläggas. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människors privata förhållanden.

Om en person skickar ett brev till kommunen och skriver till exempel ”hemligt”, ”förtroligt” eller ”konfidentiellt”, innebär det inte att det blir sekretessbelagt om inte kommunen med stöd av lagen beslutar så.

För att en handling ska kunna sekretessbeläggas, måste den som beslutar om detta ange vilken paragraf i OSL som stödjer beslutet. En del av en handling kan vara sekretessbelagd, fast den i övrigt är offentlig.