Om protokoll och justering
Protokoll ska föras vid kommunfullmäktiges och nämndernas sammanträden.
Ordföranden ansvarar för att protokollet förs och att det sker på rätt sätt. I Sundsvalls kommun förs så kallade beslutsprotokoll. Det innebär att det enbart är besluten som redovisas i protokollen, inte debatterna och diskussionerna i sig.
Protokollen ska redovisa
- Vilken politisk instans protokollet avser.
- Tid och plats för sammanträdet.
- Närvarande ledamöter och ersättare (och om vederbörande tjänstgjort under hela eller del av mötet) samt övriga närvarande personer.
- En ärendebeskrivning.
- Vilka handlingar som är beslutsunderlag.
- Förslag och yrkanden som lagts fram och inte tagits tillbaka.
- Vid omröstning (votering) mellan olika yrkanden ska det framgå hur beslutsgång (propositionsordning) har varit, hur omröstningen utfallit och vid öppen omröstning hur varje ledamot röstat (sluten omröstning sker bara vid val eller anställande av personal).
- Vilket beslut som fattas. Om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild ska det även finnas motivering av beslutet.
- Reservationer.
- Protokollsanteckningar.
- Jäv.
- Datum, tid och plats för justering samt av vilka personer som är justerare.
- När anslag om att justering skett (publicerats på kommunens officiella anslagstavla på sundsvall.se) och när det ska tas bort.
Att justera ett protokoll innebär att kontrollera att det överensstämmer med vad som verkligen beslutats. Protokollet justeras (undertecknas) av ordföranden och ytterligare minst en ledamot (i kommunfullmäktige två ledamöter) som utses vid sammanträdets början.
Det ska även utses ersättare för ledamöterna som utses till justerare.
Tid och plats för justering
Justering ska ske på den tid och plats som ordföranden bestämmer och meddelar vid sammanträdet, dock senast 14 dagar efter sammanträdesdagen.
Omedelbar justering
Vid brådskande ärenden kan protokollet eller enstaka paragrafer justeras omedelbart vid sammanträdet. Detta innebär att sekreteraren vid sammanträdet färdigställer protokollet/paragrafen och att ordföranden och justerare undertecknar omedelbart.
Uppgift om när protokollet justerats och var det finns, ska tillkännages på kommunens anslagstavla på sundsvall.se senast andra dagen efter justering.
Anslaget ska sitta uppe under de tre veckor då besluten kan överklagas och innehålla uppgift om vilken dag det sätts upp och när det ska tas ner.
Beslut som justeras omedelbart ska anslås så snart som möjligt och senast andra dagen efter mötet. Det är viktigt att protokollet anslås så att överklagandetiden kan börja löpa.
Kontakt
Caroline Grafström
Kommunsekreterare, kommunstyrelsekontoret
Telefon: 060-19 21 03
E-post: caroline.grafstrom@sundsvall.se
Patrik Jansson
Kommunsekreterare, kommunstyrelsekontoret
Telefon: 060-19 14 96
E-post: patrik.jansson@sundsvall.se
Patrik Jonsson
Kommunsekreterare, kommunstyrelsekontoret
Telefon: 060-19 14 05
E-post: patrik.jonsson@sundsvall.se