Digitala verktyg för förtroendevalda

Alla förtroendevalda får en kommunal e-postadress

Alla förtroendevalda som har uppdrag för Sundsvalls kommun tilldelas en @sundsvall.se e-postadress. Exempelvis förnamn.efternamn@sundsvall.se

E-postadressen tilldelas av säkerhetsskäl för att bland annat sekreteraren ska kunna kommunicera, skicka mötesinbokningar och beslutsunderlag på ett enhetligt och säkert sätt. Som förtroendevald behöver man även ha en @sundsvall.se e-postadress för att kunna ställa in läsplattan (se avsnittet nedan).

Efter mandatperiodens slut kommer din e-postadress automatiskt att avslutas om du inte är anställd inom Sundsvalls kommun eller har uppdrag kvar i kommande mandatperiod.

Observera att ditt användarnamn och lösenord ska hanteras aktsamt och ska inte förvaras så att det kan läsas eller spridas till andra personer.

Det är viktigt att läsa e-posten med jämna mellanrum

Kom ihåg att läsa din e-post med jämna mellanrum. Din kommunala e-postadress är den huvudsakliga kommunikationskanalen när det gäller information från Sundsvalls kommun.

Hur du läser e-post på läsplattan

Det är både smidigt och enkelt att använda läsplattan för att komma åt den kommunala e-posten. Se hur det går till i avsnittet om läsplattan.

Hur du läser e-post via webbläsare

För att kunna läsa e-post via webbläsare behöver du starta webbläsaren på din dator, läsplatta eller mobiltelefon och logga in på intranätet.

När du loggat in på intranätet klickar du på menyn ”Mina verktyg” och väljer ”E-post – outlook” som finns i listan som fälls ut.

Se avsnittet om inloggning på intranätet för information om hur du loggar in.

Vem har rätt att låna en läsplatta?

Som förtroendevald i kommunfullmäktige, nämnderna och vissa av bolagen har du rätt att låna en läsplatta. Läsplattan är ett arbetsredskap som du kan använda för att exempelvis läsa möteshandlingar och din kommunala e-post. Läsplattan är ett stöd för dig i att kunna fullfölja förtroendeuppdraget.

När du blivit vald till en politisk instansen kommer du få mer information om hur du får tillgång till läsplattan och hur du läser handlingar och protokoll samt hanterar e-post.

Instruktion om att läsa möteshandlingar på läsplattan

För att kunna läsa möteshandlingar på läsplattan behöver du installera Adobe Acrobat eller annan PDF-läsare. I manualen för att konfigurera läsplattan står det hur man laddar ner Adobe Abrobat.

För att kunna ladda ner möteshandlingar som PDF-filer till läsplattan så behöver du först logga in på intranätet och gå in på den aktuella nämndens samarbetsrum. Se avsnittet om inloggning på intranätet och inloggning i samarbetsrum för mer information om hur detta går till praktiskt.

Återlämna läsplattan när ditt uppdrag upphör

När du avslutar dina uppdrag som förtroendevald ska du återlämna läsplattan till din nämndsekreterare. Det är viktigt att du vet hur man loggar in på läsplattan eftersom den ska fabriksåterställas innan återlämningen kan ske. Tänk på att så snabbt som möjligt lämna tillbaka läsplatta eftersom den ska vidare till nästa person.

Om du har frågor eller problem med läsplattan

Vid behov av teknisk support eller om läsplattan har gått sönder ring servicedesk på 060-19 15 00 och välj tonval mobilsupport. Har du däremot problem med inloggningen ringer du samma nummer men väljer tonval IT-support.

Kontakta din nämndsekreterare om läsplattan fungerar bra men du har problem med att ladda ner eller läsa möteshandlingarna.

Om du hanterar läsplattan oaktsamt kan du bli ersättningsskyldig.

Föjl denna steg-för-steg-manual för att kunna konfigurera läsplattan för din användare, konfigurera e-postfunktionen och ladda ner PDF-läsaren:

Förberedelser

Har du tillgång till din inloggning hos Sundsvalls kommun hoppar du direkt till nästa avsnitt ”Konfigurera läsplatta”.

Har du inte inloggningsuppgifterna behöver du ordna det innan du går vidare. Du behöver användarnamn, lösenord samt en epostadress som är kopplad till användarnamnet.

Ring 060-19 15 00 välj IT-support. Ha din mobiltelefon redo för du kommer att få identifiera dig med mobilt bank-ID.

Be att få ditt användarnamn och epostadress samt ett lösenord. Berätta att du ska konfigurera en ny surfplatta och lösenordet får inte vara ett engångslösenord.

Konfigurera läsplatta

1. Välj språk och land.

2. Välj ställ in manuellt på Snabbstart. Välj ett Wifi-nätverk (trådlöst nätverk). Anslut till ”Sundsvall Wifi” om du är i en kommunal fastighet, tryck ”Klar” och ”Nästa”.

3. Din iPad aktiveras och efter en stund startar Sundsvalls Kommuns fjärrhantering av mobila enheter, läs informationen och tryck sedan på ”Nästa”.

För att logga in på intranätet går du in på Sundsvalls kommuns hemsida och klickar på knappen ”Logga in” som finns i högra hörnet. Välj därefter ”Logga in som medarbetare” och alternativet ”Logga in med sms-kod”. Här är en länk direkt till inloggningen: Logga in som medarbetare

När du loggar in med sms-kod behöver du fylla i ditt användar-ID och lösenord.
OBS! När du fyller i lösenordet och ska fylla i numeriska siffror behöver du använda den manuella knappsatsen som finns på webbsidan.

Efter att du fyllt i användar-ID och lösenord får du en verifieringskod via SMS på det mobilnummer som du uppgett till oss. Fyll i verifieringskoden för att kunna logga in på intranätet. Klart!

Om du har glömt bort lösenordet eller har frågor

Om du har glömt bort ditt lösenord kan du återställa det själv utan att ta kontakt med ServiceDesk. Klicka på ”återställ lösenord” så kommer du till Lösenordsåterställning, Sundsvalls kommun Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Om du behöver hjälp eller har andra frågor kontaktar du servicedesk på telefon 060-19 15 00 eller e-post servicedesk@sundsvall.se.

Samarbetsrum är en digital plattform där du kan ladda ner möteshandlingar. Kommunfullmäktige och varje nämnd har sina egna samarbetsrum och om du är ledamot eller ersättare blir du automatiskt medlem.

För att gå in i ett samarbetsrum behöver du logga in på intranätet. Se först avsnittet om hur man loggar in på intranätet och följ de stegen.

När du väl är inloggad på intranätet gör du följande för att besöka ett samarbetsrum:

1. Klicka på menyn ”Välj samarbetsrum” och välj det rum som du vill besöka i listan som fälls ut. Nu kommer du in till det aktuella samarbetsrummet.
2. För att ladda ner möteshandlingar klickar du på fliken ”Filer” i samarbetsrummets meny och väljer den möteshandling som du vill läsa. Nu öppnas möteshandlingen som en PDF-fil och du kan välja att exempelvis spara ner filen till Adobe Acrobat på läsplattan.
3. Ladda gärna ner filen på läsplattan till Adobe Acrobat Reader så att den finns sparad permanent. På så vis kan du alltid komma åt filen även om det uppstår anslutningsproblem. Se avsnittet om instruktion om att läsa möteshandlingar på läsplattan för mer information om det.
   

Om du har frågor eller problem med samarbetsrum eller att ladda ner möteshandlingar

Om du har problem med inloggningen ringer du servicedesk på 060-19 15 00 och väljer tonval IT-support.

Kontakta din nämndsekreterare om inloggningen fungerar bra men du har problem med att komma in på samarbetsrummet eller läsa möteshandlingarna.

Sundsvalls kommun använder systemet Quickchannel Meeting för att administrera kommunfullmäktiges sammanträden, registrera in tjänstgörande politiker samt genomföra voteringar.

Anslutningskrav och inloggning i voteringssystemet

Gör så här:

1. Logga in på voteringssystemet i god tid innan mötet startar, men bara om du faktiskt ska delta på mötet.
2. Kommunsekreteraren skickar anslutningslänken till dig i ett e-postmeddelande. Det är samma länk som används vid alla sammanträden.
3. Klicka på anslutningslänken. Du kommer till voteringssystemets inloggningssida.
4. För att kunna logga in på voteringssystemet behöver du uppge ditt användar-ID, lösenord och få verifieringskod via SMS. Det är samma förfarande som när du loggar in på Sundsvalls kommuns intranät (se mer om detta i avsnittet ”Inloggning på intranätet”).
5. Vi rekommenderar att du använder Safari som webbläsare om du har iPad eller iPhone.
   Om du använder en mobiltelefon med Android så rekommenderar vi att du använder Chrome som webbläsare
6. Ett tips på smidig lösning vid kommunfullmäktiges sammanträden är att du loggar in på voteringssystemet med mobiltelefonen och laddar ner möteshandlingarna till läsplattan.
7. Du kan också använda webbläsare på en bärbar dator för att logga in på voteringssystemet.
8. Behöver du lämna ett pågående sammanträde? Då är det viktigt att du väljer “Logga ut” från voteringssystemet efter aktuellt ärende på dagordningen är beslutat.

Voteringssystemet för kommunfullmäktige - Quickchannel Meeting

Quickchannel Meeting är ett webbaserat system för att hantera och dokumentera möten. Godkända enheter är dator, iPad, iPhone/android/smartphone, med gällande operativsystem och webbläsarna Chrome, Firefox, Safari eller Internet Explorer.

För att systemet ska fungera optimalt behöver du ha uppdaterat operativsystem och webbläsare till gällande version inför mötet.

Enheter som kan användas

I systemet använder du din surfplatta, mobiltelefon eller dator för att delta vid kommunfullmäktiges sammanträden.

Vi rekommenderar att du använder din mobiltelefon till voteringssystemet och surfplatta eller dator till att läsa handlingarna. Då slipper du byta mellan olika fönster och kan begära ordet, votera med mera från mobiltelefonen och samtidigt bläddra i möteshandlingarna på surfplattan.

OBS! Du måste alltid ha din mobiltelefon med dig för att kunna logga in i systemet eftersom kod för inloggning skickas via SMS.

Länk till inloggningssida

I mejlutskicket med sammanträdeskallelsen kommer ansvarig kommunsekreterare lägga in länken till inloggningssidan. Det kommer att vara samma länk vid varje kommunfullmäktigesammanträde.

Inloggning

Steg 1: När du kommer in på inloggningssidan behöver du ange ditt användar-ID och lösenord. Det är samma uppgifter som du använder när du loggar in på kommunens intranät och samarbetsrum. (Glöm inte att du behöver ange siffror med knappsatsen på sidan för lösenordet.)