Sammanträdesinformation för förtroendevalda

Några månader före sammanträdesåret bestäms sammanträdestiderna för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna. Detta görs via ett beslutsärende i respektive politisk instans. I de flesta fall hålls mötena i Sundsvalls kommun på dagtid.

Aktuella mötesdagar hittar du på respektive politiska instans sida:

• Kommunfullmäktige (KF)
• Kommunstyrelsen
• Barn- och utbildningsnämnden
• Individ- och arbetsmarknadsnämnden
• Kultur- och fritidsnämnden
• Lantmäterinämnden
• Miljönämnden
• Stadsbyggnadsnämnden
• Valnämnden
• Vård- och omsorgsnämnden
• Överförmyndarnämnden Mitt.

Kommunfullmäktige

Kommunfullmäktige håller ordinarie sammanträde klockan 13.00 varje månad (utom i juli och augusti). Mötesdagar för kommunfullmäktiges sammanträden fastställs innan det innevarande årets slut.

Både ledamöter och ersättare kallas till sammanträdena. I vissa politiska instanser har ersättarna inte närvarorätt om de inte ska tjänstgöra. Närvarorätten för icke-tjänstgörande ersättare kan också fungera olika för nämnden och nämndens utskott.

I Gemensamt reglemente för styrelsen och övriga nämnder i Sundsvalls kommun (pdf) Pdf, 471 kB, öppnas i nytt fönster. framgår vilka regler som gäller för de olika nämnderna.

För kommunfullmäktige framgår vilka regler som gäller i Arbetsordning för kommunfullmäktige (pdf) Pdf, 530 kB, öppnas i nytt fönster..

Om du får förhinder

Som ledamot är det ditt ansvar att kontakta din ersättare om du får förhinder och inte kan delta på sammanträdet. Du ska också underrätta nämndsekreteraren om du inte kan delta på sammanträdet.

Ärendelista och möteshandlingar till politiken

Kallelse (ärendelista) och möteshandlingar läggs ut på den politiska instansens samarbetsrum en vecka före sammanträdet. Samarbetsrum är en digital plats som man kommer åt genom att logga in på kommunens intranät. Väl inne i samarbetsrummet kan man ladda ner ärendelistan och beslutsunderlaget som en PDF-fil till sin läsplatta eller dator.

Kompletterande utskick av möteshandlingar kan förekomma efter att ärendelistan har gjorts tillgänglig. Extra ärenden kan också tillkomma på dagordningen men det sker vanligtvis enbart i undantagsfall. I kommunfullmäktige måste alla ärenden beredas innan, vilket gör att extra ärenden är mycket ovanliga.

Ärendelista, möteshandlingar och protokoll på sundsvall.se

Ärendelistan och möteshandlingarna för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna publiceras till offentligheten på kommunens hemsida tre (3) dagar efter att de tillgängliggjorts för politiken.

Protokoll publiceras när de blivit justerade, vilket vanligtvis sker inom en vecka efter sammanträdet.

Utifrån dataskyddsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen publiceras inte en del personuppgifter på hemsidan. Detta innebär som regel att berörda delar av möteshandlingarna inte publiceras alls eller ”maskas” vad gäller just personuppgifterna. Ledamöter och ersättare för aktuell politisk instans får alltid kompletta möteshandlingar.

Nämnderna

Nämndens sammanträden ska som huvudregel hållas inom stängda dörrar. Varje nämnd får dock, med vissa begräsningar, besluta om att sammanträdena ska vara offentliga. Denna möjlighet omfattar endast en nämnds sammanträde i plenum och inte utskottssammanträde eller presidiemöte.

I Sundsvall har barn- och utbildningsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, vård-och omsorgsnämnden och miljönämnden öppna sammanträden.

Kommunfullmäktige

Kommunfullmäktiges sammanträden är offentliga och öppna för alla som vill komma och lyssna. Det finns visserligen en möjlighet att kommunfullmäktiges sammanträde hålls inom stängda dörrar i ett visst ärende. Det händer dock så sällan att det är svårt att ge något bra exempel på när den bestämmelsen är lämplig att använda.

Kommunfullmäktiges sammanträde webbsänds på internet och det går även att se inspelningarna i efterhand. Webb-tv från kommunfullmäktige.

Nämnderna

På nämndsammanträdena sitter du som regel med dina partikamrater oavsett om du är ledamot eller ersättare. Huruvida platserna är bestämda i övrigt varierar beroende på vilken den aktuella nämnden eller utskottet är.

Sekreteraren eller förvaltningsdirektören sitter oftast bredvid ordföranden.

Kommunfullmäktige

På kommunfullmäktige har varje ledamot en bestämd plats i fullmäktigesalen. Du sitter tillsammans med andra ledamöter från ditt parti.

Närvaron på sammanträdena måste alltid noteras eftersom det skrivs in i protokollet.

Nämnderna

Närvaron noteras genom att ordföranden genomför ett upprop när sammanträdet börjar.

Kommunfullmäktige

Ordföranden inleder sammanträdet med att kontrollera närvaron. Alla ledamöter som är anslutna med sin smarttelefon eller surfplatta läggs in som deltagare i mötet. Närvaron noteras automatiskt när du loggar in på voteringssystemet Quickchannel. Du kan logga in på din smarttelefon, surfplatta eller medhavd dator.

Den som måste avbryta sin tjänstgöring under pågående kommunfullmäktigesammanträde kommer fram till presidiet, som noterar frånvaron och att en ersättare ska sättas in. Finns ingen ersättare kommer partiet att sakna en röst vid sammanträdet.

Även om du är ersättare och behöver gå hem före sammanträdets slut ska du anmäla det till mötets sekreterare. Fyll i närvaroblanketten och gå fram och lämna den direkt till mötessekreteraren. Uppmärksamma även din gruppledare på att du lämnar. Viktigt! Du behöver logga ut från voteringssystemet Quickchannel manuellt efter den punkt du anmält att du ska lämna sammanträdet på, så kan sekreteraren sätta in en ersättare.

Vet du redan innan sammanträdets början att du behöver gå tidigare så meddela mötessekreteraren och dina partikamrater innan sammanträdet. Då går hanteringen lite smidigare. Tänk på att inte lämna sammanträdet mitt under behandlingen av ett ärende.

De närvarande ledamöterna tjänstgör på sammanträdet. Om inte alla ledamöter är närvarande, får ersättare tjänstgöra i deras ställe.

Ordföranden avgör när en ersättare kan träda in och tjänstgöra under ett pågående sammanträde. Ersättare börjar normalt tjänstgöra från och med nästkommande ärende. Byten sker normalt inte under pågående handläggning av ett ärende, om inte särskilda skäl föreligger.

En ledamot som anländer under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt in i ledamotens ställe. Bytet sker dock inte under pågående handläggning av ett ärende, utan när ett ärende avslutats och innan nästa tas upp.

En ledamot som avbryter sin tjänstgöring under sammanträdets gång kan inte komma tillbaka och börja tjänstgöra igen efter en stunds frånvaro. Detta kallas växeltjänstgöring och är inte tillåtet. Enda undantaget är om ledamoten inte får delta i behandlingen av ett ärende på grund av jäv. Se avsnittet om Jäv.

Nämnderna

Om en ledamot är frånvarande tjänstgör i första hand en ersättare från den frånvarande ledamotens egen partigrupp och i andra hand en ersättare från annan partigrupp. Detta sker enligt den tjänstgöringsordning som kommunfullmäktige beslutat om.

Om en ersättare från den frånvarande ledamotens egen partigrupp anländer under pågående sammanträde, får denne tjänstgöra i stället för den ersättare från annan partigrupp som kan ha satts in.

Kommunfullmäktige

I kommunfullmäktige kan ersättare enbart tilldelas från det egna partiet. Ersättarna sätts in i den ordning de är valda. Ersättare börjar normalt tjänstgöra från och med nästkommande ärende. Byten sker normalt inte under pågående handläggning av ett ärende, om inte särskilda skäl föreligger.

Som ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige kan du lämna in en motion i en fråga. Genom att väcka en motion startar du ett ärende som du vill att kommunen ska fatta ett visst beslut i.

Så går det till att väcka en motion:

1. Ett ärende om en motion både startar och slutar i kommunfullmäktige. Om du vill väcka en motion är det bra om du mejlar denna till kommunsekreteraren och fullmäktiges ordförande i god tid före kommunfullmäktiges sammanträde. Motioner får också lämnas i anslutning till att sammanträdet startar. (Ersättare får enbart väcka motion när de tjänstgör vid sammanträdet.)
2. När du lämnat in din motion ”anmäls” den på kommunfullmäktige, det vill säga den sätts upp på dagordningen under punkten ”Inkomna motioner”. Därefter beslutar fullmäktige om motionen ska överlämnas till kommunstyrelsen för beredning.
3. Kommunstyrelsen ansvarar sedan för hur motionen ska beredas/utredas. Motioner bereds alltid av kommunstyrelsen och eventuell nämnd utifrån det sakområden som motionen berör. Tanken är att en motion ska beredas så att fullmäktige kan fatta ett beslut i ärendet inom ett år. Hinns detta inte med ska det ske en avrapportering innan året har gått och fullmäktige kan då välja att avskriva motionen från vidare handläggning.
4. Efter att motionen beretts i kommunstyrelsen och i eventuella nämnder går motionen tillbaka till kommunfullmäktige som ett ärende för beslut. Motionären har rätt att delta i överläggningen om motionen även om denne inte tjänstgör när motionen behandlas.
   

Checklista för hur du skapar en motion:

• Motionen ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av en eller flera ledamöter.
  
• Motionen ska innehålla förslag till beslut (att-satser) och motivering till förslaget.
  
• Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma motion.
  
• Undersök om ditt parti har någon mall för motioner med partiets logotype. Använd gärna en sådan mall.
  

Som ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige kan du ställa en interpellation till ordföranden i nämnder och fullmäktigeberedningar.

Rätten att ställa interpellationer är mycket viktig ur demokratisk synpunkt eftersom det är ett kontrollmedel över nämnderna vid sidan av den kommunala revisionen. Interpellationer leder däremot inte till några beslut av fullmäktige.

Så går det till:

1. Skicka din interpellation till den ordförande som den ställs till med kopia till kommunfullmäktiges ordförande och ansvarig kommunsekreterare på kommunstyrelsekontoret.
2. Därefter anmäls interpellationen till fullmäktige, det vill säga den sätts upp på dagordningen under punkten ”Inkomna interpellationer” på nästkommande sammanträde. Kommunfullmäktige beslutar sedan om interpellationen får ställas.
3. Interpellationen ska besvaras vid nästkommande fullmäktigesammanträde. Du som är interpellant samt fullmäktiges ordförande och ansvarig kommunsekreterare ska få ett skriftligt svar senast 14 dagar innan sammanträdet. Svaret skickas ut till fullmäktige i möteshandlingarna och på sammanträdet sker sedan en interpellationsdebatt där övriga ledamöter har rätt att delta.
4. Arbetsordning för kommunfullmäktige (pdf) Pdf, 530 kB, öppnas i nytt fönster..

Checklista för att skapa en interpellation:

• Interpellationen ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av en ledamot.
• Interpellationen ska rikta sig till ordföranden i den nämnd som är ansvarig för det sakinnehåll som frågan rör eller till ordförande eller vice ordförande i kommunstyrelsens utskott.
• Interpellationen ska ha ett bestämt innehåll och vara försedd med motivering.
• Interpellationer får bara röra ärenden som fullmäktige, kommunstyrelsen eller någon annan nämnd har ansvar för.
• Interpellationer bör endast ställas i angelägenheter av större intresse för kommunen.
• Du kan inte ställa en interpellation om allmänpolitiska frågor och ärenden om myndighetsutövning som rör en enskild person.

Tänk på: Om du vill ställa en interpellation ska du mejla den senast klockan 12.00 torsdagen före kommunfullmäktiges sammanträde. Interpellationer som lämnas senare eller under ett pågående sammanträde tas upp först vid nästa möte.

Som ledamot i en nämnd har du rätt att ta initiativ till nya ärenden i nämnden. Denna rättighet framgår av kommunallagen och benämns ofta “nämnds-” eller ”politikerinitiativ”.

När du tjänstgör på ett sammanträde har du rätt att väcka ärenden som inte finns med på dagordningen. Detta kan du göra när som helst, antingen före mötet via till exempel e-post till ordföranden och/eller nämndsekreteraren, eller under mötets gång genom att säga att du vill att nämnden/styrelsen ska behandla ärendet. Nämnden beslutar då om man ska fatta beslut direkt eller om ärendet ska beredas vidare av förvaltningen innan ärendet avgörs.

Varje nämnd har egna rutiner för hur detta hanteras på ett smidigt och enkelt sätt.

Att tänka på: Lämna in ditt nämndinitiativ genom att mejla nämndsekreteraren och ordföranden.

Nämndinitiativ kan inte väckas i kommunfullmäktige på grund av beredningskravet. Ledamöter och tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige kan initiera ärenden genom att skriva motioner och ställa interpellationer och frågor.

När man yttrar sig i nämnd eller kommunfullmäktige är det viktigt att hålla sig till det aktuella ärendet när man yttrar sig. Om man frångår ämnet kommer ordförande säga till. Om talaren fortsätter att frångå ämnet får ordföranden ta ordet från ledamoten.

Yttra sig i nämnderna

Ledamöter och ersättare har rätt att yttra sig i alla ärenden under sammanträdet. Du har rätt att ge replik på föregående talare.

Den som vill begära ordet gör det genom att räcka upp handen. Ordföranden noterar dig på talarlistan och ger dig ordet när det är din tur.

Yttra sig i kommunfullmäktige

Ledamöter och tjänstgörande ersättare har rätt att yttra sig i alla ärenden under sammanträdet. Du har rätt att ge replik på föregående talare.

Den som vill anmäla sig till talarlistan i ett ärende gör det genom att trycka på ”Begär ordet” på sin inloggade enhet. Namnen på var och en som vill tala kommer upp på projektorbilden bakom/ovanför presidiet (och även på din enhet). Ordet kan begäras så snart ärendet man vill tala i har kommit upp som ”pågående ärende” på projektorbilden. Namnen listas i den ordning orden begärs.

Begära replik i kommunfullmäktige

Den som vill ha replik på aktuell talare trycker på knappen där det står ”Replik”. Personens namn kommer då upp på en särskild lista för replik.

Hålla sig till ämnet i kommunfullmäktige

Att hålla sig till det aktuella ärendet är extra viktigt just i kommunfullmäktige. Gör man inte det bryter man mot de demokratiska principerna i kommunallagen som säger att allmänheten ska veta vad som kommer att avhandlas vid sammanträdet (det vill säga det som står på dagordningen).

Hur länge får man prata?

Hur länge du får prata beror på ärendet. Vid vanliga beslutsärenden har den som begär ordet tio minuter till sitt förfogande. För repliker och genmälen gäller högst två minuter.

Vid större debatter, såsom ärenden om mål- och resursplan och allmänpolitisk debatt, tilldelas vanligtvis varje parti ett antal minuter för inledningsanförande. Härutöver kan ibland kommunstyrelsens ordförande och oppositionsrådet tilldelas ytterligare talartid för inledningsanförande.

Vid temadebatter beslutar kommunfullmäktiges presidiekonferens (PK) om mötesformerna (inklusive talartider) inför varje debatt. Arbetsordning för kommunfullmäktige (pdf) Pdf, 530 kB, öppnas i nytt fönster..

Tjänstepersoners rätt att yttra sig i kommunfullmäktige

Kommundirektören får på begäran yttra sig för att lämna förklaringar och revisorerna har yttranderätt i behandlingen av frågan om ansvarsfrihet. Kommunjuristen och kommunfullmäktiges sekreterare får uttala sig om frågor som hör ihop med juridiken kring sammanträdet.

Till varje ärende finns ett förslag till beslut från förvaltningen i en tjänsteskrivelse eller från utskottet/nämnden.

När ärendet har föredragits och ordföranden har lämnat ordet fritt kan du som tjänstgör ge fram förslag till beslut (det kallas för yrkanden). Förslagen kan exempelvis vara att den politiska instansen ska bifalla eller avslå förvaltningens förslag, ändra eller göra något tillägg till förslaget. Du kan också lägga helt egna förslag eller biträda (stödja) någon annans yrkande.

Egna yrkanden ska också lämnas in skriftligt till nämndsekreteraren och ordförande (gärna via mejl). Detta för att säkerställa att de blir korrekt återgivna när ordföranden räknar upp förslagen till beslut och för att de ska återges rätt i protokollet.

Betydelse och information om olika yrkanden:

Bifall

Du är positiv till förslaget och anser att förslaget ska genomföras.

Avslag

Du är negativ till förslaget och anser därför att förslaget ska avslås.

Tilläggsyrkande

Du anser att förslaget är bra men vill komplettera med ett tillägg.

Ett förslag som påverkar andra förslag eller är beroende av dem kallas ett tilläggsyrkande. Ett tilläggsyrkande kan bara behandlas under förutsättning att det förslag som det bygger på först bifalls på sammanträdet.

Ändringsyrkande

Du anser att förslaget ska justeras på något sätt.

Tänk på att möjligheten till ändringsyrkanden är begränsad i kommunfullmäktige eftersom ett ändringsyrkande inte får innebära att nytt ärende väcks (alla ärenden i kommunfullmäktige måste ha beretts).

Nytt yrkande (förslag)

Du föreslår ett helt nytt förslag.

Tänk på att möjligheten till nya yrkanden är begränsad i kommunfullmäktige eftersom det nya yrkandet inte får innebära att nytt ärende väcks (alla ärenden i kommunfullmäktige måste ha beretts).

Bordläggning

Du anser att beslutet ska skjutas upp till ett kommande sammanträde.

Minoritetsbordläggning i fullmäktige - Om minst 1/3 av ledamöterna begär det, ska ärendets bordläggas. Kan bara ske en gång i varje ärende. Önskas ytterligare bordläggning vid nästa sammanträde, krävs ett vanligt majoritetsbeslut. Ett ärende som är bordlagt får inte tillföras ytterligare handlingar eller annan utredning.

Återremiss

Du anser att ärendet behöver kompletteras med till exempel ytterligare utredning eller om underlaget känns ofullständigt.

Du måste motivera varför du vill att ärendet ska återremitteras.

Minoritetsåterremiss i kommunfullmäktige – Om minst 1/3 av ledamöterna begär det, ska ärendets återremitteras.

Kommunfullmäktige har beslutat att anta en uppförandekod. Syftet med uppförandekoden är att formulera ett underlag för etiska regler för förtroendevalda i Sundsvalls Kommunfullmäktige.

Uppförandekod i Sundsvalls kommunfullmäktige, riktlinje

(Beslutad av kommunfullmäktige 2019-10-28 § 199)

Syftet med en uppförandekod

Syftet med uppförandekoden är att formulera ett underlag för etiska regler för förtroendevalda i Sundsvalls Kommunfullmäktige. Avsikten är att skapa och vidmakthålla ett gott klimat i politiken.

Uppförandekoden ger de förtroendevalda utgångspunkter för hur de bör uppträda på ett bra sätt mot varandra och därmed visa sin respekt för olika åsikter och värderingar samt alla människors lika värde.

Uppförandekoden handlar inte om att alla ska gilla varandra eller de olika åsikter och förslag som finns. Den handlar inte heller om att ställa krav på att förtroendevalda ska vara ofelbara.

Uppförandekoden ska ge stöd till ett eftertänksamt handlande.

Uppförandekoden:

• Alla ska behandlas lika och tilltalas med respekt.
• Mobbning och kränkande beteende är oacceptabelt.
• Alla har rätt att uttrycka sin vilja, plädera för de ideer de tror på och agera för att främja sina politiska intressen.
• Alla ska följa gällande lagar, regler och fattade beslut.
• Alla bör vara förebilder för hur man uppträder i ett demokratiskt samhälle och inte låta sitt egenintresse gå före allmänintresset och inte utnyttja sin ställning för egna materiella eller ekonomiska fördelar.
• Alla får ge uttryck för sina åsikter med både sakargument och ideologiska viljeyttringar för att politiken ska bli tydlig och begriplig.
• Ingen ska jobba efter dolda agendor eller att dölja fakta eller argument.
• Ansvaret för att spelregler fungerar och diskuteras delas i den politiska vardagen av alla förtroendevalda i alla partier.